5 стратегій для ефективного тайм-менеджменту

Про найбільш продуктивні стратегії планування робочого часу, які допоможуть підвищити продуктивність та тримати баланс кількість/якість. 

Бізнес – це завжди про час. Своєчасність, пунктуальність, достатня кількість вільного від бізнес-процесів часу: якщо це ваші пріоритети та цінності, наступні 5 стратегій допоможуть вам зміцнити їх у своєму щоденному житті.

Стратегія #1

Pomodoro method: 25 хвилин працюєте, 5 відпочиваєте. 

Це – класична модель Pomodoro, і ви можете коригувати її відповідно до специфіки вашого бізнесу. Ідеально – не лише особисто використовувати її, а й запровадити у своїй компанії, принаймні у ранкові години.

“Франческо Чірілло розробив свою знамениту систему підвищення продуктивності ще студентом коледжу, тридцять років тому. Використовуючи кухонний таймер у формі pomodoro (переклад з італійської – томат), Чірілло розподілив час, витрачений на роботу над проектом, на 25-хвилинні інтервали з 5-хвилинними перервами між ними, щоб зробити більше, без перерв. Згрупувавши декілька “помодоросів”, користувачі можуть вирішити проект будь-якої тривалості та різко підвищити свою продуктивність і увагу та краще досягти своїх цілей.

Спочатку ця праця “The Pomodoro Technique”, видана та розповсюджена в інтернеті автором власноруч, включає кілька нових розділів про те, як команди можуть використовувати метод pomodoro для економії часу та підвищення продуктивності. 

Методика Чірілло включає п’ять етапів: планування завдань дня, відстеження ваших зусиль, запис вашої щоденної діяльності, обробка зробленого вами та візуалізація областей для вдосконалення. 

За допомогою цього випробуваного методу будь-хто може спростити свою роботу, з’ясувати, скільки часу та зусиль дійсно вимагає якесь конкретне завдання, та покращити свою спрямованість, щоб щодня отримувати більше зусиль за ту саму кількість часу””.

The Pomodoro Technique: The Acclaimed Time-Management System That Has Transformed How We Work by Francesco Cirillo, 2018.

Стратегія #2

Конструктивно «уникаємо» контакту з підлеглими. 

Насправді, усе не так страшно: мається на увазі необхідність уникати непотрібних розмов та ситуацій штибу «синдром вчительського улюбленця» (teacher’s pet syndrome), що часто трапляються, коли працівники прагнуть уваги керівника і звертаються до нього за всяких дрібниць. 

Аби таких ситуацій взагалі не виникало, по-перше, потрібно наймати класних спеціалістів або ж достатньо їх навчати, і, по-друге, зважаючи на ріст компанії та її масштабування, доцільно створювати гілку менеджменту, що відділятиме рутинну роботу працівників від завдань та місії керівника бізнесу.

Ця методика була влучно описана в матеріалі Forbes – How to Deal with Favoritism in the Office  Жаклін Сміт у 2012 році:

“Не таємниця, що ігрове поле робітників компаній не є рівним – і, швидше за все, ви колись у своїй кар’єрі зустрічалися з явним фаворитизмом.

Виявляється, ця широко поширена практика фаворитизму може мати значний вплив, незалежно від того, яку роль ви відіграєте. Опитування, проведене Університетом Джорджтаунської Школи бізнесу Макдоноу показало, що 92% керівників підприємств помічали фаворитизм при просуванні службовців, у тому числі у власних компаніях (84%). Близько чверті опитаних виконавців зізналися, що самі практикували фаворитизм.

“Фаворитизм абсолютно відчутний у більшості офісів, великих чи малих”, – говорить Райан Кан, кар’єрний тренер, зірка телеканалу MTV! та автор книги Hired! Посібник для нещодавнього оцінювання. “Людям подобається працювати з друзями, що часто мимоволі перетворюється на фаворитизм. Це може початися з чогось простого, як включення в обідню прогулянку, де обговорюється бізнес, і може призвести до чогось суттєвішого, як, до прикладу, отримання вищої зарплати та подібних заохочень. Бажати працювати з людьми, які вам подобаються, це нормально, якщо це справедливо щодо інших співробітників.”

Стратегія #3

Мультитаскинг (багатозадачність) – це зло. Спроби зробити кілька справ одночасно круто вдавались Цезарю. Принаймні, так кажуть. 

Керівникам сучасного бізнесу не варто його наслідувати. Кожній справі – свій час, без втручання та міксування з іншими. Складайте чіткий графік, і дотримуйтесь його. Виключенням можуть стати дійсно нагальні та термінові справи.

“Багатозадачність не працює ― дізнайтеся, до чого насправді вона призводить. На анекдотичних і реальних прикладах в праці «Міф про багатозадачність» автор доводить, що багатозадачність шкодить вашій увазі та продуктивності. Краще навчіться бути ефективнішими, виконуючи одну справу за раз.

Продуктивність та ефективне управління часом провокують спроби зробити багатозадачність основною стратегією. Помилкова ідея, що багатозадачність є продуктивною, стала ще більш поширеною і регулярно завдає шкоди нашій продуктивності та самопочуттю.

Автор та експерт з продуктивності Дейв Креншо пропонує рішення для хаосу відволікання, який створює багатозадачність, і спосіб боротьби зі спокусою постійно перемикатися між завданнями.

Методика навчає, як зосередитися, рухатися вперед і звільняти більше часу для того, що ви цінуєте найбільше”.

The Myth of Multitasking by Dave Crenshaw, 2008.

Стратегія #4

Принцип Парето 80/20. Є 20% роботи, що дає 80% результату. І навпаки, усі інші заняття (80%) додають до фінального результату лише максимум 20%. 

Принцип класний, і працює він як в управлінні, так і в економіці та освіті. Вам залишилось ідентифікувати ці 20% зусиль, і застосовувати це на практиці.

“Будьте ефективнішими з меншими зусиллями, навчившись ідентифікувати та використовувати принцип 80/20: 80% усіх наших результатів у бізнесі та житті випливають лише з 20 відсотків наших зусиль. Принцип 80/20 – одна з великих таємниць високоефективних людей та організацій.

Чи знали ви, наприклад, що на 20% клієнтів припадає 80% доходу? Що на 20% нашого часу припадає 80% роботи, яку ми виконуємо? Принцип 80/20 показує, як ми можемо досягти набагато більшого, докладаючи значно менше зусиль, часу та ресурсів, просто визначивши та зосередивши свої зусилля на тих 20%, які насправді важливі. Незважаючи на те, що принцип 80/20 вже давно впливав на сучасний діловий світ, автор Річард Кох розкриває, як цей принцип працює, і показує, як ми можемо систематично та практично використовувати його для суттєвого підвищення ефективності та покращення кар’єрного росту та розвитку компаній.

Найбільша користь від книги – усвідомити те, що мало що з того, на що ми витрачаємо свій час, насправді має значення. Але, зосередившись на тих справах, які ми робимо, ми можемо розкрити величезний потенціал магічних 20%.“

The 80/20 Principle by Richard Koch, 1999.

Стратегія #5

Мистецтво балансу. Якщо більшість вашого часу присвячено роботі – врешті це призведе до вигорання та зниження продуктивності. Тому надважливо дотримуватись балансу робота-життя. 

Сім’я та стосунки, спорт, хобі – це лише перші 3 пункти для того, що ще варто розвивати у своєму житті. Лише тоді мистецтво балансу вестиме вас до збільшення енергії, креативу та працездатності у бізнес-процесах.

“Битва за рівновагу – це боротьба життя і смерті. Тримаємо рівновагу – насолоджуємося життям на повну, втрачаємо рівновагу – і життя стає важким.

У праці «Мистецтві рівноваги: ​​Залишатися розумним у божевільному світі» тренер з життя та психотерапевт Девід Дж. Букбіндер роз’яснює, як триматися на висоті сил, які нас не врівноважують, швидко одужати від криз, і бути готовим, коли життя жрубне в нас кривою кулею.

Мистецтво рівноваги не просто «дає людині рибу», аби вона прохарчувалась сьогодні – ні, ця книга вчить, як ловити рибу. Перевірені часом інструменти та методи самодопомоги інтегровані в систему, яка допомагає створювати власні інструменти, розробляти власні техніки, вдосконалювати власні стратегії – і тим самим ставати господарем своєї долі.“

The Art of Balance by David J. Bookbinder & Bond, 2018.

Тайм-менеджмент має різноманітні інструменти, і наведені вище – лише невеличка частина з них. 

Спробуйте опанувати перевірені роками методики для поліпшення робочих процесів та життєвого балансу.