Анна Зайцева: Як не злити бюджет при пошуку персоналу?

Що необхідно врахувати під час пошуку персоналу.

Анна Зайцева – сертифікований HR (SpHR, SpCBD), коуч ECF, засновниця HR-Кав’ярні®.

Чи знаєте ви, скільки нових працівників з’являється у вашій компанії потягом року? А скільки грошей ви витрачаєте на підбір? А вам справді потрібно стільки людей? Якщо завагалися з відповіддю хоча б на одне запитання, ймовірність, що ви зливаєте бюджет, доволі висока.

Пошук працівників починається не з оголошення, і навіть не з заявки на вакансію. Все починається з ретельного аналізу. 

Що варто проаналізувати? 

1. Плинність за попередній рік

Розраховуємо за простою формулою: кількість звільнених за рік / чисельність персоналу за рік × 100%.

Припустимо, ми вирахували, що плинність в компанії складає 17%.

За яких обставин в компанії відкривалися нові вакансії? Можливо, це були хвороби, декретні відпустки, сезонна плинність, пов’язана із масовим виїздом на заробітки тощо? А, можливо, справи в компанії йшли дуже добре, і на цій хвилі вирішили збільшити кількість працівників певних підрозділів? 

3. Витрати на підбір за попередній рік

Проаналізуйте у тій частині, яка можлива. Наприклад, витрати на розміщення вакансій на job-сайтах, оплата послуг рекрутингових агенцій чи рекрутерів-фрілансерів тощо. 

4. Ефективність кожного з джерел пошуку

Звідки до вас прийшло найбільше кандидатів? Скільки коштувало розміщення вакансії на кожному із ресурсів? Не полінуйтесь, складіть табличку. Порахуйте вартість 1 кандидата з кожного джерела. 

Вартість 1 кандидата = загальна вартість розміщення вакансії/кількість кандидатів. 

Це дасть можливість оптимізувати витрати, вибравши мінімальну кількість максимально ефективних джерел пошуку. 

Стратегія створення вакансії 

•  Під час стратегічної сесії ретельно аналізуємо стратегію компанії, визначаємо цілі на 1 чи 2 роки та ключові фактори успіху, завдяки яким компанія досягне поставлених цілей. 

•  Наступним кроком аналізуємо бізнес-процеси та поточну завантаженість персоналу. Тут нам на допомогу прийдуть розрахунки норм часу та створення карт повного завантаження персоналу. 

•  Знаючи норми часу та цілі компанії, розраховуємо потрібну чисельність персоналу. І якщо розрахунки нам показали дефіцит, тоді маємо зелене світло на створення вакансії. 

Такий підхід дозволить нам найняти потрібну кількість працівників або ж не наймати нікого, якщо персоналу для виконання поставлених задач в компанії достатньо, і тим самим зберегти бюджет бізнесу. 

Бюджет пошуку персоналу

Тепер за допомогою формул розраховуємо бюджет пошуку, де враховуються максимальні показники людино-годин. Не рекомендую їх змінювати, та, водночас, рекомендую виміряти ваші власні часові витрати на кожен етап. У майбутньому це допоможе скорегувати бюджет.

Бюджет пошуку = К1+К2+К3+К4+К5+П1+С1+С2+С3.

К1 – вартість 3 людино-годин спеціаліста з пошуку і підбору персоналу (рекрутера) на збір інформації про функціональні обов’язки за посадою, на яку шукаємо кандидата.

К2 – вартість 3 людино-годин рекрутера на моделювання профілю компетенцій.

К3 – вартість 2 людино-годин внутрішнього замовника для моделювання та погодження профільного кейсу.

К4 – вартість 4-6 людино-годин рекрутера на аналіз зовнішнього ринку згідно з заявкою.

К5 – вартість 8 людино-годин рекрутера на розміщення оголошення на вакансію.

П1 – вартість розміщення оголошення про вакансію згідно з прайсами ЗМІ/інтернет тощо.

С1 – сумарна вартість людино-годин рекрутера на очно-заочні співбесіди (2 години) спільно з шириною потоку кандидатів ШП.

С2 – сумарна вартість людино-годин внутрішнього замовника на 20% ШП.

С3 – сумарна вартість підготовки документів рекрутера 1 людино-година на ШП.

Ширина потоку кандидатів

ШП – це постійний потік по шукачів за грамотно складеним оголошенням про вакансію.

ШП = 5% ІК+15% СК+25% УК+55% НК.

ШП – ширина потоку кандидатів – кількість відгуків на вакансію.

ІК – ідеальний кандидат, навички та індивідуальні якості якого на 90% задовольняють вимоги вакансії.

СК – стандартний кандидат, навички та індивідуальні якості якого задовольняють вимоги вакансії на 75-89%.

УК – умовний кандидат, навички та індивідуальні якості якого задовольняють вимоги вакансії на 50-74%.

НК – незадовільний кандидат, навички та індивідуальні якості якого задовольняють вимоги вакансії до 49%.

Приклад розрахунку

Наприклад, ми порахували, що протягом наступного року для досягнення цілей компанії нам треба набрати 5 нових менеджерів в мережу магазинів. 

Щоб набрати 5 менеджерів, нам потрібно продивитися 100 кандидатів (ширина потоку, розрахована за формулою). 

Для розрахунку бюджету на підбір нам додатково знадобиться інформація про рівень зарплат HR-а та керівника мережі і вартість розміщення вакансії на одному з сайтів пошуку роботи. 

Припустимо, що в нашій мережі зарплата HR-а складає 20 000 грн, а керівника мережі – 40 000 грн, вартість розміщення вакансії – 349 грн/міс.

Розраховуємо вартість 1 години роботи кожного з них:

20000:176=113 грн

40000:176=227 грн

Підставляємо дані у формулу:

2×113+3×113+2×227+6×113+8×113+349+2×113×100+227×20+113×100=41 390 грн

Також не забуваємо про ризики. Обов’язково в бюджеті мають бути передбачені такі моменти, як ризик лікарняних, ризик декретних та сезонна плинність, якщо у вашому бізнесі таке явище присутнє. 

Загальний бюджет на підбір персоналу виглядатиме так: 41 390+17%+ризики. 

Ретельний аналіз та розрахунки збережуть гроші вашого бізнесу.