Пандемія та тайм-менеджмент на дистанційці: як стати більш продуктивним

Пандемія XXI століття здійснила справжній переворот у форматах роботи.

Мільйони людей уперше випробували «дистанційку» та вловили її очевидні переваги. Водночас і недоліки вилізли на поверхню. Як пристосуватися до роботи онлайн та підвищити свою ефективність навіть валяючись у піжамі на дивані, редакція PRO Ідеї. Головні новини маркетингу розпитала в українців, які працюють зараз віддалено. 

Про поїдання жаб, систему 45/15, відмову від тортиків, дружбу зі страшним дедлайном та інші дієві лайфхаки для «дистанційки» читайте далі. 

Спершу познайомимося!

Ліля – репетиторка з англійської мови.

Віка – кураторка курсів SMM-спеціалістки та співвласниці діджитал-агенції «krasa.» Меліси Садик, екс-SMM 1+1. 

Володимир – Founder STUD-POINT.

Ліка – фрілансерка.

Даша – головний економіст відділу комплаєнс АТ «Альфа-Банк».

Олена – журналістка.

Усе-таки офіс чи дім? Де працювати продуктивніше?

Ліля: “Якщо ми говоримо саме про тайм-менеджмент, то тут обираю дім. Дорога забирає занадто багато часу. А ще візьмемо до уваги збори… Купа часу витрачається даремно. Але маю певний дисбаланс. Продуктивність (саме при викладанні, а тим більше в групах) вища в офлайні. Я бачу живі обличчя та миттєву реакцію, а не вимкнені камери чи мікрофони, котиків та їжу поруч”.

Віка: “В офісі, безумовно, працюється продуктивніше. Одне діло, коли ти вдома і є якісь хатні справи, а інше — коли приходиш в офіс і виконуєш свої задачі за день.

Удома комфортно й можна час зекономити на дорогу, але оберу все ж таки офіс. По-перше, дорога для здоров‘я корисніша, в офісі є живе спілкування та можна одягнути щось більш стильне, ніж домашня піжама”.

Володимир: “Якщо мова йде про командну роботу, то регулярні зустрічі проходять продуктивніше, коли я знаходжуся в офісі: усе, що зв’язано з комунікацією, ефективніше, коли ти можеш підійти до людини, відволікти її від роботи та чітко обговорити певне питання. Якщо ж мова йде про стратегічні речі, коли мені треба ізолюватися для ясного мислення та прийняття важливих рішень (про майбутнє, про зміни), тут офісна робота дуже заважає. 

Тобто офіс зручніший у плані комунікації з командою завдяки прискоренню процесу обговорення та прийняття спільних рішень. А вдома зручніше тим, що можеш сісти в тиші та подумати, постратегувати над вирішенням складних, каверзних питань”.

Ліка: “Однозначно дім, адже в офісі нема можливості працювати, лежачи в ліжечку в піжамі й під час цього пити чай або їсти, коли заманеться. В офісі, думаю, я робила б свою роботу швидше, втім, не так продуктивно та зі значно меншим задоволенням”.

Даша: “Будь-де працюю продуктивно, але вдома 100% більше, оскільки поруч з ноутом майже 24/7. Коли тільки вводили карантин, було трохи складно перелаштуватися, оскільки я працюю в банку й це загалом офісна робота. Ти приходиш вранці в офіс в діловому одязі й уже автоматично налаштований на роботу. А вдома в плюшевій піжамі це, здавалося, буде важко зробити. Але мені вистачило 3 днів, щоб повністю перейти на новий режим”.

Олена: “Ідеально — поєднувати роботу в офісі та вдома. В офісі спілкуємося, визначаємо що, як, коли та навіщо робити. Для мене ідеальна схема: планування та ідеї — у колективі, втілення їх — удома”. 

Як відокремити час для роботи, хатніх справ і відпочинку, працюючи з дому?

Ліля: “Я вважаю, що тут головне слово не відокремлення, а комбінація. Перш за все, варто розписати план завдань на день: важливе/термінове, важливе/нетермінове, неважливе/термінове, неважливе/нетермінове. І тут важливо не перестаратися з останньою категорією. Бо тоді довго й нудно справи відкладатимуться в довгий ящик. Головне — чіткий план і його дотримання!”

Віка: “З власного досвіду скажу, що треба випрацювати собі графік. Навіть якщо це фріланс, то варто поставити рамки. Наприклад, робочий день з 10 до 19:00. Це означає, що о 10-ій треба сісти за стіл і відкрити свої робочі чати.

Треба пам‘ятати за обід і здоров‘я, але не відкладати роботу після ситного обіду. Відповідно, якщо дотриматися свого графіку, то робочий день закінчиться вчасно й буде час на відпочинок та особисті справи”.

Володимир: “Не будемо вигадувати велосипед. Є таке правило: 40 годин на тиждень приділяємо роботі, а решту часу — сім’ї чи самому собі. Якщо з понеділка до п’ятниці з 10 до 18 будеш працювати, то після 18 потрібно вміти сказати всім робочим питанням ні. Або ж, якщо в тебе запланована зустріч на 19 годину, ти можеш протягом наступного робочого дня або тижня компенсувати собі ці півтори години зустрічі. І навпаки, якщо ти пропустив робочий вівторок, то повинен допрацьовувати або щодня по дві години, або суботу/неділю зробити робочим днем. Сума часу, витраченого на роботу, приблизно повинна дорівнювати 40-а годинам. 

Щодо відпочинку можу сказати, що, як правило, усі намагаються в суботу-неділю кудись поїхати, десь відпочити. Старайтеся моменти, де треба думати й щось інтелектуально робити, назначати на один день, а релакс і розвантаження — на інший. Особисто я намагаюся суботу приділити сімейним питанням: традиційний сімейний сніданок, хатні справи, закупи й т.д. А неділя в мене напівробоча, бо виділяю час на доопрацювання того, що протягом тижня не встиг. Тоді ж планую новий тиждень”.

Ліка: “Перше моє питання до начальства: «Який мій максимальний дедлайн?» Виходячи з цього, можу планувати, як проводитиму час, як встигнути й відпочити, і попрацювати. Зважаючи на те, що мій фріланс якраз випадає на вихідні, дедлайн — це моє святе слово й від цієї дати та часу залежатиме мій графік відпочинку”.

Даша: “Планування та ще раз планування. Обов’язково записую в нотатник чек-лист робочих задач та особистих справ, які маю виконати. Необхідно залишати вільні місця в графіку для незапланованих і приємних речей. Повірте, вони трапляються 🙂

Ти здатний бути продуктивним, коли розумієш, яких цілей маєш досягти, за який термін і т.д. Ти маєш бути «в ресурсі», а для цього треба виділяти час на відпочинок і хобі. Також ніхто не скасовував правила «зміна виду діяльності — це вже відпочинок»”.

Олена: “Дедлайн — чарівне слово, яке допомагає не розслаблятися. Якщо треба, то забуваєш не те, що про хатні справи та відпочинок, а й про фізіологічні потреби організму. Щоб не працювати на нервах, тарабанячи по клавіатурі в стилі «Молодий Шаїнський», намагаюся все робити вчасно. Я знаю, що найбільш зосереджена та продуктивна вранці. Тому цей «золотий час» стараюся ніколи не втрачати. Встаю о 6-7, кава, і бігом-бігом працювати. Це стосується й вихідних: дуже шкода витрачати ці кілька продуктивних годин на тупню в серіали чи смартфон. Домашні ще сплять, колеги так рано не турбують — можна працювати в ідеальних умовах. 

О 10-11 зазвичай більшу частину роботи я вже зробила — тоді можна і з колегами поговорити в месенджерах, і поїсти нормально. Далі йде робота над «загонами»: можу брати інтерв’ю телефоном і тихенько витирати порохи чи нарізати овочі на олів’є. Чим ближче до вечора, тим важче мені зосередитися, тому лишаю на цей час максимально просту й монотонну роботу. Якщо нема термінових задач і страшних дедлайнів, мені простіше відкласти це на ранок, ніж  витратити купу сил та часу ввечеір заради посереднього вимученого результату. Уночі працювати не вмію та не хочу. Були моменти, коли сиділа в офісі до 3 ранку за імітацією бурхливої діяльності. Більше ніколи”. 

Якими порадами щодо організації свого щоденного графіку можеш поділитися?

Ліля: “Завжди пишу списки справ. Постійно. Чи то в замітках, чи в блокнотах, чи на кольорових стікерах. Можна сказати, що списками лише й живу) Таким чином, перш за все, я не перевантажую мозок непотрібною інформацією (яку завжди потрібно пам’ятати). По-друге, інформація завжди перед очима. 

Ще маю одне правило, яке часто працює: спочатку з’їжте жабу. Не пам’ятаю, де я це почула чи прочитала, але воно справді дієве. Особливо коли твій список складається із завдань, як не дуже маєш бажання виконувати. Отже, жаба символізує найнеприємніше чи найскладніше завдання. З цього й варто починати. Таким чином ми трохи обдуруємо наш мозок).”

Віка: “По-перше, я завжди все планую. Планування — наше все. Тобто сідаю ввечері, дивлюся, які маю завдання на завтра, прописую їх у список пріоритетів, в ідеалі навіть зазначаю кількість необхідних хвилин-годин. Наступного дня, відповідно, я не розсіяна, а чітко працюю за графіком. Також можу порадити не оточувати себе тим, що відволікає. Якщо, наприклад, це їжа, то приберіть із виду тортик, бо обов’язково захочете випити чаю) Створіть собі робочу атмосферу”. 

Володимир: “Порада номер 1 — Google Calendar. Постійно виручає та є лайфхаком на всі часи. У мене діє таке поняття: немає інвайта — немає зустрічі. Усім своїм співробітникам кажу, що домовленість про зустріч у месенджері без назначеного інвайта в календарі нічого не означає. Я живу тими зустрічами, які прописані, тому навіть сімейні питання заношу в календар. Таким чином у мене погодинно все розписано, а задачі не губляться. 

Можу ще додати, що в робочі дні маю підйом о 6:15, лягаю спати переважно до 23:00. Такий режим у мене заради ефективності. Ми  не роботи. А розтягувати свій робочий день до півночі немає сенсу, бо ефективність від цього буде лише страждати”.

Ліка: “Я максимально гіперактивна та часто не можу зосередитися на якійсь справі чи роботі надовго. Тому таким самим, як я, раджу виробити систему нагород. Попрацюю 20 хвилин — і подивлюся відосик на Ютубі. Дороблю частину — і замовлю собі поїсти. Завершу роботу — і нарешті зустрінуся з друзями, піду на вечірку чи на побачення. Це дуже мотивує та допомагає структурувати обсяг роботи, своєрідно його ділити, і здається, що не так вже й багато тої роботи лишилося”.

Даша: “Дотримуватися режиму сну, щоб мати змогу відновити сили та прокинутися разом із сонечком. Аби налаштувати себе на продуктив, треба зробити ранкову зарядку чи пробіжку хоча б 15-20 хв — енергії стане вдвічі чи навіть утричі більше. Планувати й записувати справи краще ввечері, щоб прокидатися шалено мотивованим. Важливо розставляти пріоритети й вирішувати питання в міру їх надходження. 

Іноді буває, що не встигаєш пообідати, оскільки повністю занурений у роботу. Проте перерви важливі для відновлення ресурсу. А після виконаних справ рекомендую прогулятися на свіжому повітрі та помедитувати”.

Олена: “Коли творчий завтик, міняю локацію. Наприклад, шифрувати інтерв’ю можу в парку на лавочці або в бібліотеці чи кафе (нині вони не працюють, тож дуже чекаю часу, коли зможу працювати на вулиці). Щоб не тупити та усвідомлювати, що час обмежений, навмисно забуваю блок живлення вдома. Усвідомлення, що в мене лише 2 години заряду творить дива з продуктивністю та швидкістю роботи. 

Кажуть, працюючи вдома, треба чітко розділяти зону відпочинку та роботи, але в мене так не виходить. Зазвичай валяюся на ліжку з ноутбуком. Коли зовсім не можу працювати, намагаюся використовувати таймери продуктивності типу Помідоро, але коли увага розмазана, це не допомагає. Ще подобається система Яни Франк: велика задача займає 45 хвилин і 15 хвилин невеличкі задачі. І таких 3-4 блоки на день. Знаю, що моя головна проблема — дефіцит уваги, тому, з одного боку, не намагаюся змусити себе бути зосередженою, коли це не виходить, з іншого — мінімізую те, що буде мене відволікати. Вимкнені всі звуки в телефоні та месенджерах, я працюю в навушниках, щоб ніхто не підходив і не питав чи «мамкав»”. 

Чи є бажання повернутися до офлайн-формату роботи? Чому?

Ліля: “Якщо говорити саме про мою роботу як репетитора, то як би то затратно по часу не було, але плюси живого спілкування перевищують мінуси. А працюючи з дому, є дні, коли навіть на свіже повітря немає часу вийти”.

Віка: “Бажання повернутися до офлайн формату є. Чому? Бо зараз у кожного з нас, коли відкриваємо ноутбук, починається інше онлайн життя. Ти ніби вдома, але є робочі чати, зустрічі різні. Активності по суті жодної. А от офлайн дає живе спілкування: бачиш не «користувач набирає повідомлення», а емоції, враження людини. Колеги можуть надихати. Ти не псуєш зір, ти не знаходишся в оточені купи зарядок:)

Хоча в офлайну є мінуси (дорога забирає час, іноді в офісі може бути шумно), я би з радістю повернулася. Щоправда, світ змінився: люди зрозуміли, що таке онлайн і тепер формати більш змішані. Мене б влаштував 50/50″.

Володимир: “Я вже дуже скучив за офлайном. Не скажу, що готовий усі 5 днів проводити в офісі, але 2-3 дні на тиждень із командою можуть дуже підвищити ефективність. Я вже змучився від того, що за останній рік було 5 проєктних команд, деякі зяких ніколи не бачив вживу, оскільки навіть фінальні зустрічі проходили онлайн. Є співробітник, який уже пів року працює, і я задоволений ефективністю, але ніколи не спілкувалися навіть по відеозв’язку. Так, хочу повернутися в офлайн, але не на 100%, щоб мати змогу залишатися наодинці вдома для індивідуальної мозкової роботи”.

Ліка: “Я дуже мало працювала в офлайн форматі, і та робота вимагала присутності в прямому ефірі. Зараз же немає різниці, вдома я чи в офісі, тому ні, я не хочу повертатися в офлайн. Я думаю, що створена для віддаленої роботи та за багато років виробила власні правила гри, тому я продуктивна працівниця”.

Даша: “Так, бо я завжди за живу комунікацію, зустрічі й обійми. Деякі питання вирішуються швидше, коли колеги поруч. Проте ми маємо швидко адаптуватись до змін, особливо в період діджиталізації.

Як банківський працівник, можу стверджувати, що навіть банківське обслуговування практично повністю здійснюється онлайн: без фізичної присутності у відділенні, сидячи вдома чи в літаку, ти можеш оформити будь-який кредитний продукт і отримати оперативну відповідь у чаті додатку. Світ вже давно живе онлайн. І круто, що маємо змогу працювати з будь-якої точки світу”.

Олена: “Ніколи не працювала тільки офлайн, зазвичай поєднувала роботу вдома та в офісі, тому не знаю. Думаю, що навіть якби мене вивели на повний робочий день, усе одно якусь частину роботи виконувала б удома просто тому, що це виходить швидше, зручніше й продуктивніше”.