Засновниця агенції Perfect PR Наталя Улинець: Як не провалити дедлайн – лайфхаки для піарника

Як не провалити дедлайни, які інструменти використовувати піарнику, чому важливо водночас не забувати про гнучкість — своїми лайфхаками з Інформаційним бізнес-порталом PRO Ідеї. Головні новини маркетингу поділилася засновниця агенції публічних комунікацій Perfect PR Наталя Улинець.

Робота комунікаційника неможлива без планів і таймінгів. Часто піарник веде декілька проєктів одночасно, і кожен з них має свої дедлайни та ключові дати. Крім того, потрібно ще підлаштовуватися під календарі клієнтів. Тримати це в голові просто неможливо.

Піарник не може собі дозволити не планувати робочий час. Комунікаційні проєкти — це робота з конкретними медіапланами, таймінгами, а головне — із планами та цілями клієнтів. Тут часовий хаос неприпустимий. Тож маю календар для кожного виду активності: від нарад до роботи з медіа чи виходу проєктів у світ.

Головні інструменти

Найчастіше я використовую Google-календар. Можливо, це найбанальніший, але найзручніший спосіб у сучасному світі. Він є на всіх пристроях, і я можу отримувати нагадування про наступну справу як в офісі на комп’ютер, так і в дорозі на телефон. Там також зазначені всі зустрічі, наради, обговорення з клієнтами та колегами. Якщо це онлайн-зідзвон, то можна одразу з календаря перейти за посиланням у Google Meet, що суттєво економить час на пошуки.

Також ми з командою активно користуємося програмою таск-менеджменту Trello. Думаю, ви часто бачили у фільмах про стартапи таку дошку в офісі, розділену на 3 колонки: «зробити», «у процесі» та «виконано». І купа стікерів із першої плавно переміщаються в наступні під час роботи над проєктом. Trello — електронний аналог такої дошки. Це дуже зручно для планування роботи саме в команді, адже керівник та колеги одразу бачать, яке завдання виконується зараз, а яке вже зроблене.

Не обходжуся й без класичних записників та органайзерів. Бо люблю ручкою викреслювати зроблене, це дарує особливу втіху від виконаного завдання. Корисно планувати все звечора, наприкінці робочого дня на наступний. Це структурує справи в голові й навіть має антистресовий ефект для мене, особливо коли завдань багато. Організація їх на папері наче заспокоює хаос у голові. Наступним кроком хочу звикнути одразу при плануванні виділяти на кожне завдання час для його виконання. Думаю, це буде ефективніше.

Маленькі завдання (наприклад, комусь зателефонувати, щось надіслати, нагадати тощо) записую на стікери, які ліплю на той самий день. Таким чином не займаю місце такими питаннями в самому планері, але це дозволяє не упустити ці дрібні, але важливі моменти.

Також записую протягом дня багато ідей, які згодом можуть перерости в проєкти. Якщо їх одразу після виникнення в голові не зафіксувати, то можна втратити назавжди.

На жаль, донедавна в Україні не існувало планера для комунікаційників. Тому разом із агенцією Perfect PR ми розробили унікальний продукт для креативного ринку – PR-планер. Це наша підтримка всім комунікаційникам та вклад у розвиток піар-індустрії країни. Ми помістили в PR-планер 19 інформативних розділів про піар, репутацію, особистий бренд та багато іншого. Тож продукт буде цікавий як для досвідчених фахівців, так і для тих, то лише починає свій шлях в комунікації або просто цікавиться сферою.

Як планувати ефективно?

Випрацювати звичку планувати — уже половина справи. Повертайтеся до цього ще й іще, поки воно не стане частиною життя. Пам’ятайте: порушення дедлайнів може коштувати дорого як проєкту, так і вашій кар’єрі.

І головне правило — залишатися гнучким при будь-якому чіткому графіку. Адже сліпо йти за своїм планом, коли сталася непередбачувана криза й навколо все палає, нелогічно та й неефективно. Тож складайте план, але будьте готові його змінювати.

Планування не обмежує, а дає свободу, у цьому я переконана на 100%.