ZOOM-етикет. 11 правил, як не втратити свою офлайн-репутацію

Що доречно, а що ні, та про що треба подбати заздалегідь, якщо плануєте онлайн-конференцію.

Хоча з літа в Україні запроваджено адаптивний карантин, і багато офісів знову відчинили свої двері співробітникам, залишається багато компаній, які у повному чи частковому режимі комунікують через можливості діджитал-технологій.

Zoom — одна з найпоширеніших платформ для проведення онлайн-зустрічей, яка з березня 2020 року допомагає учням та студентам продовжувати вчитися, а бізнесам “бути в тонусі” та не втрачати дорогоцінний час.

Якщо раніше онлайн-спілкування керувалося узагальненими нормами комунікацій і вам би пробачили багато чого, то часте використання програм для онлайн-зустрічей спричинило й виникнення особливого етикету поведінки онлайн — ZOOM-етикету, який тепер ігнорувати не вийде. 

PRO Ідеї підготували 11 правил ZOOM-етикету, дотримування яких представить вас як виховану людину та високоякісного професіонала.

1. Домовтеся заздалегідь про формат онлайн-зустрічі: чи знадобиться ввімкнення відео та аудіо 

Часто люди потрапляють в ніякову ситуацію, коли під час конференції їх просять ввімкнути відео. Несвіжа зачіска, близькі в кімнаті, зв’язок не з дому — будь-що може змусити вас та співбесідника ніяковіти. Дізнайтеся про особливості конференції зарання, або, на всякий випадок, підготуйтеся до відеозв’язку, і тоді ніякі неочікуваності не спантеличать вас. 

Якщо ви домовилися про відео — обов’язково вмикайте відео. Коли люди мають вибір, і вмикає відео лише частина — це викликає недовіру та погіршує загальну атмосферу дзвінка. Тому домовляєтеся і виконуєте правила зустрічі. 

2. Майте охайний вигляд в кадрі

Підготуйте саму камеру перед конференцією — протріть її від пилу та бруду, налаштуйте ракурс. В іншому випадку — усі ваші старання з приводу луку будуть марними. 

Щодо одягу, то краще обирати нейтральні блузи, сорочки чи кофти, однотонні футболки. Нав’язливий принт може відволікати співрозмовників, а надто вишукане вбрання ніхто не помітить через відеозв’язок. Це стосується і макіяжу — звичайний, буденний вигляд найкраще підходить для конференцій в режимі онлайн. 

Не сидіть в домашньому одязі, особливо піжамі. Продемонструйте, що ви готувалися до зустрічі, поважаєте своїх колег. Поставтеся уважно вигляду низу вашого одягу, обирайте зручність, але пам’яйтайте про випадки, коли потрібно вставати під час онлайн-конференції. 

3. Правильно оформляйте профіль 

По-перше, зверніть увагу на ваш нікнейм. Якщо ви будете підписані в Zoom “IPhone Admin” чи “Вікуська”, то не складете гарного враження. Напишіть своє прізвище та ім’я, щоб усі могли вас ідентифікувати, особливо, якщо конференція з новими чи малознайомими людьми. 

Поставте на заставку вашу фотографію, де видно обличчя. Якщо конференція без відео, фото теж допоможе ідентифікації.

4. Уважно слухайте та не займайтеся посторонніми речами

Не всі конференції вимагають повної концентрації, тому велика спокуса вимкнути камеру, почати їсти, листуватися в соціальних мережах чи просто вимкнути звук та відео й піти.

Так робити не варто з декількох причин: по-перше, вашу незацікавленість одразу запідозрять, по-друге, ви можете випадково не вимкнути звук чи відео, а ваші співрозмовники почують та побачать те, чого не варто.

Також майте повагу до становища всіх: спікер не має можливості поїсти в цей момент, тому виявіть до нього повагу. І, звичайно, не варто також сидіти паралельно у смартфоні, оскільки співбесідники сприймуть це як те, що вам нецікаво. 

5. Піднімайте руку

Так, на перший погляд, звучить дивно. Але “вриватися” в чиюсь доповідь та перебивати спікера, так само як і вживу — поганий тон. Є два варіанти, що робити в такій ситуації:

1. Підняти руку під час відео-зв’язку.

2. Перейти в програмі в розділ “Учасники” — натиснути на кнопку “підняти руку”.

Усі будуть бачити, що ви маєте бажання висловитися, тому під час органічної паузи вам нададуть слово. 

Якщо ви не говорите — вимикайте звук. Ви можете не говорити, але у вашій кімнаті існує безліч шумів: звуки з вікна, клацання мишкою, скрип стільця, які будуть відволікати співрозмовників. 

6. Виходьте з чужої конференції по-англійськи

Якщо ви випадково потрапили не в ту конференцію, не потрібно півгодини вибачатися, відривати людей від роботи чи розпитувати: “А де моя?”. Ввічливо без зайвих слів відключайтеся від дзвінка. 

7. Не залишайте камеру порожньою 

Якщо ви відлучаєтеся “у справах” чи хтось з родичів вас терміново покликав в іншу кімнату — вимкніть відео. Якщо залишати порожній стілець, вашим колегам буде ніяково. Також вони не будуть знати, коли ви повернетеся, що сталося, і чому ви взагалі покинули конференцію. 

Стався форс-мажор — вимикаємо камеру, швидко розв’язуємо усі питання та повертаємося. Тільки тоді вмикаємо знову. 

8. Дивіться в камеру

Коли вам надали слово, старайтеся дивитися в камеру. Якщо будете дивитися на себе чи ще кудись, у ваших співрозмовників складеться враження, що ви відволікаєтеся.

Якщо дивитися прямо в камеру, це створить візуальну ілюзію, немов ви дивитеся своїм слухачам у вічі. Так, вони будуть більше зацікавлені у вашій доповіді та краще сприйматимуть інформацію. 

9. Попередьте близьких про відеоконференцію 

Якщо ви завчасно узгодите зі своїми близькими час та умови, коли буде проходити відеоконференція та де — так ви максимально уникнете ніякових ситуацій. Сидіти в постійному страху, що хтось зайде — не найкраща ідея, це відволікатиме вас від сутності самої конференції. 

Попередьте, що з такої-то години до такої до вас краще не заходити, поясніть про відеозв’язок. Стане і спокійніше, і впевненіше. 

10. Ведете запис — попередьте

Неввічливо робити скріншоти, вести диктофонний чи відеозапис конференції без погодження. Якщо ви хочете зберегти собі цю конференцію — попередньо запитайте дозволу в організатора. 

11. Якщо ви адміністратор — залишайтеся до кінця

Якщо ви виступаєте в ролі адміністратора чи ініціатора конференції, покидати конференцію не ввічливо, поки всі ще на зв’язку.

Дайте людям можливість попрощатися, покинути захід за власним бажанням. Незважаючи на те, що це онлайн-спілкування, ви виглядатимете не краще, ніж організатор вечірки, який її покинув першим. 

Навчитися правил онлайн-спілкування зовсім не складно. Більшість з них виконуються людьми інтуїтивно, бо в порівнянні з зустріччю офлайн, одразу стає зрозуміло, як все-таки краще не робити. Адже незнання правил не звільняє від відповідальності. 

З цими правилами ви точно збережете професійний авторитет та візьмете максимум з онлайн-конференцій.